Gosodiadau preswyl a ffermydd
Yn ogystal â’n cannoedd o leoedd sydd ar agor i’r cyhoedd, mae gennym ystâd ehangach o dai, bythynnod a ffermydd ar gael i denantiaid/deilydd contract i’w gosod.
Nod yr Ymddiriedolaeth Genedlaethol yw rhoi gwasanaeth ardderchog i'n holl denantiaid/deiliaid contract. Fodd bynnag, rydym yn cydnabod y gall pethau fynd o chwith o bryd i’w gilydd. Pan fydd hyn yn digwydd, rydym am geisio unioni pethau cyn gynted â phosibl. Rydym yn gwerthfawrogi cwynion fel cyfle i ddysgu a gwella ein gwasanaeth yn barhaus. Darganfyddwch sut i wneud cwyn fel tenant/deiliaid contract a beth allwch chi ei ddisgwyl gennym ni trwy gydol y broses.
Rydym yn gosod amrywiaeth o eiddo, o dai a bythynnod, unedau at ddibenion busnes i dir ac adeiladau at ddefnydd amaethyddol. Mae ein statws fel elusen yn golygu ein bod wedi ein rhwymo o dan y Ddeddf Elusennau i rentu eiddo ar y telerau gorau y gallwn yn rhesymol eu cael.
Fel landlord, ein nod, yn anad dim, yw bod yn deg ac yn broffesiynol. Rydym yn cydnabod bod gennym gyfrifoldeb pwysig i chi ac i'n holl denantiaid. Rydym am ddarparu gwasanaeth cystal ag y gallwn. Ein blaenoriaethau yw:
Yn y weithdrefn hon, pan fyddwn yn cyfeirio at denantiaid mae hyn yn cynnwys deiliaid contract preswyl yng Nghymru, a phan gyfeiriwn at denantiaethau mae hyn yn cyfeirio at contractau meddiannaeth yng Nghymru.
Yn y weithdrefn hon, cwyn yw unrhyw fynegiant o anfodlonrwydd ynghylch unrhyw agwedd ar eich perthynas â'r Ymddiriedolaeth Genedlaethol fel eich landlord. Er enghraifft, gall hyn fod yn anfodlonrwydd â:
Ni fydd yr Ymddiriedolaeth yn trin eich cais cyntaf am wasanaeth (fel gwaith atgyweirio) fel cwyn. Bydd yn cael ei drin fel cwyn os nad yw'r gwasanaeth yr ydych wedi gofyn amdani wedi'i chyflawni o fewn amser rhesymol neu os na chafodd ei chyflawni'n ddigonol.
Mae angen codi cwynion o fewn amserlen resymol. Rydym yn argymell bod cwynion yn cael eu codi cyn gynted â phosibl ac yn sicr cyn pen chwe mis i’r mater ddigwydd.
Os yw eich cwyn yn ymwneud â rhywbeth a allai arwain at hawliad cyfreithiol yn ein herbyn neu hawliad ar ein polisi yswiriant (fel hawliad anaf personol neu ddifrod i eiddo) efallai y bydd un o’n cynghorwyr cyfreithiol, ein hyswirwyr neu reoleiddiwr perthnasol yn delio ag ef y tu allan i’r weithdrefn gwyno hon. Byddwn yn rhoi gwybod i chi os yw hyn yn wir.
Os oes gennych gŵyn am agwedd o waith yr Ymddiriedolaeth nad yw'n ymwneud â'ch perthynas â ni fel tenant, ymdrinnir â hyn o dan un o'n gweithdrefnau cwyno eraill.
Mae materion yn aml yn cael eu datrys orau trwy drafodaeth gynnar ar lefel leol ac mae'r rhan fwyaf o faterion tenantiaid/deiliaid contract yn cael eu datrys yn gadarnhaol gyda'r Rheolwr Ystadau a/neu'r tîm eiddo lleol. Cyn i chi ddechrau cam 1 y weithdrefn hon, byddem yn eich annog i godi unrhyw faterion gyda'ch tîm lleol, naill ai:
Os byddwch yn sôn wrthym fod gennych gŵyn, byddwn yn trefnu i rywun ar lefel leol neu ranbarthol siarad â chi’n anffurfiol i weld a ellir datrys materion. Fodd bynnag, os nad yw’r trafodaethau hynny wedi datrys materion, byddwn yn defnyddio’r weithdrefn gwyno hon i ymdrin yn ffurfiol â’ch pryderon.
Rydym wedi darparu canllaw i denantiaid ar sut i wneud cwyn. Rydym hefyd wedi darparu ffurflen cam 1 a dogfen cyfres o ddigwyddiadau y byddem yn eich annog i'w defnyddio wrth nodi manylion eich cwyn. Fodd bynnag, os nad ydych yn gallu cyrchu ein ffurflen, mae croeso i chi wneud cwyn naill ai trwy lythyr neu e-bost wedi'i gyfeirio at yr unigolyn a grybwyllir yng nghamau 1 i 4 isod.
Ar y pwynt hwn, mae angen i ni wneud eich cwyn yn ysgrifenedig fel ein bod yn glir beth yw eich pryderon. Efallai y byddai’n well gennych ofyn i berthynas, ffrind, cyfreithiwr neu weithiwr cynghori eich helpu neu gyflwyno cwyn ar eich rhan. Gallwch wneud hyn ar unrhyw gam o'r weithdrefn gwyno.
Os yw ffrind, perthynas neu weithiwr cynghori yn cyflwyno cwyn ar eich rhan, bydd angen cadarnhad pendant arnom eich bod yn fodlon i ni drafod materion yn ymwneud â’ch tenantiaeth/contract (gan gynnwys materion ariannol) gyda nhw. Gelwir hyn yn neilltuo awdurdod ac rydym wedi darparu templed o ffurflen awdurdod er mwyn i chi allu gwneud hyn. Fel arall, bydd angen dogfen swyddogol arnom fel pŵer atwrnai sy’n galluogi’r unigolyn i ddelio â’ch materion ar eich rhan. Nid oes angen hyn os yw cyfreithiwr neu gynghorydd cyfreithiol arall yn gweithredu ar eich rhan.
Nod yr Ymddiriedolaeth Genedlaethol yw datrys pob cwyn cyn gynted â phosibl. Fodd bynnag, efallai y bydd angen cryn dipyn o amser i ymchwilio’n drylwyr i rai cwynion cymhleth a’u datrys. Byddwn yn rhoi gwybod i chi am y cynnydd sy'n cael ei wneud gyda'ch cwyn drwy gydol y broses.
Bydd y broses hon yn cael ei hadolygu a'i diweddaru pan fo'n briodol.
Byddwn yn gwneud ein gorau glas i ddatrys unrhyw gŵyn cyn gynted â phosibl. Yn y lle cyntaf, dylid cyfeirio pob cwyn at yr Uwch Reolwr Ystadau ar gyfer eich eiddo lleol. Gallwch gael gwybod pwy yw hwn gan eich Rheolwr Ystadau arferol.
Os nad ydych yn gwybod pwy yw hwnnw, e-bostiwch tenant.enquiries@nationaltrust.org.uk a gallant roi manylion cyswllt eich Uwch Reolwr Ystadau i chi.
Beth sy'n digwydd nesaf?
Bydd eich Uwch Reolwr Ystadau lleol yn cydnabod eich cwyn cyn pen 10 diwrnod gwaith ac yn rhoi gwybod i chi pwy fydd yn ymchwilio i’r mater. Bydd eich cwyn yn cael ei rhoi i Uwch Reolwr Ystadau arall. Bydd hwn yn rhywun nad yw'n rheoli unrhyw un o'r staff sy'n ymwneud â'r mater hyd yma.
Byddwn yn ceisio ymateb i'ch cwyn cyn pen 15 diwrnod gwaith pellach. Os nad yw’n bosibl datrys eich cwyn o fewn y cyfnod hwn, byddwn yn ysgrifennu atoch i egluro mai dyma’r achos. Byddwn hefyd yn rhoi syniad i chi o'r dyddiad tebygol y byddwn wedi ymchwilio i'ch cwyn.
Os nad ydych yn fodlon ar yr ymateb i’ch cwyn gan yr Uwch Reolwr Ystadau, gallwch fynd â’r mater ymhellach drwy anfon ein ffurflen cam apelio pellach, llythyr neu e-bost at Bennaeth Rhanbarthol Gosod eich rhanbarth. Gallwch hefyd ofyn i rywun arall (e.e. gweithiwr cynghori, cyfreithiwr, ffrind neu berthynas) wneud y gŵyn ar eich rhan.
Mae angen i chi ysgrifennu at Bennaeth Rhanbarthol Ystadau Gosod cyn pen mis o dderbyn yr ymateb ffurfiol i'ch cwyn wreiddiol. Mae manylion eich Pennaeth Rhanbarthol Ystadau Gosod ar gael gan eich Rheolwr Ystadau lleol neu'r Uwch Reolwr Ystadau sy'n delio â'ch cwyn.
Mae'n bwysig eich bod yn darparu cymaint o fanylion â phosibl ar y cam hwn ac yn esbonio'n union pam nad ydych yn hapus ag ymateb yr Uwch Reolwr Ystadau i'ch cwyn.
Beth sy'n digwydd nesaf?
Bydd Pennaeth Rhanbarthol yr Ystadau Gosod yn cydnabod eich cwyn cyn pen 10 diwrnod gwaith ac yn rhoi gwybod i chi pwy fydd yn ymchwilio i’ch cwyn. Byddant yn dyrannu eich cwyn i un o'n Penaethiaid Rhanbarthol eraill ar gyfer Ystadau Gosod y tu allan i'ch rhanbarth. Bydd hyn yn sicrhau bod y mater yn cael ei adolygu gan rywun nad yw'n rheoli unrhyw un o'r staff sy'n ymwneud â'r mater hyd yma.
Bydd Pennaeth Rhanbarthol yr Ystadau Gosod sy'n ymchwilio yn gwneud ymholiadau gyda staff lleol perthnasol i gael cefndir llawn am y gŵyn a bydd yn ymateb i chi cyn pen 15 diwrnod gwaith pellach lle bynnag y bo modd. Os yw'r ymchwiliad yn debygol o gymryd mwy o amser, byddwch yn cael gwybod am hyn ac yn cael dyddiad erbyn pryd y bydd yr Ymddiriedolaeth mewn sefyllfa i ymateb yn llawn i'ch cwyn.
Os yw Pennaeth Rhanbarthol yr Ystadau Gosod sy'n ymchwilio o'r farn y gallai'r mater gael ei ddatrys o bosibl trwy gyfryngu, gallant (ar yr amod eich bod yn fodlon) gyfeirio'r mater at gyfryngu i'n galluogi i ddod o hyd i ateb cyfeillgar. Rydym wedi cynnwys esboniad ynghylch beth yw cyfryngu yn ein canllawiau i denantiaid.
Os ydych yn dal yn anfodlon ar ôl canlyniad yr ymchwiliad diweddaraf hwn, neu os na fydd y cyfryngu’n llwyddiannus, rhaid i chi (neu ffrind, perthynas, gweithiwr cynghori a awdurdodwyd gennych chi) hysbysu ein Cyfarwyddwr Cyffredinol yn ysgrifenedig cyn pen mis i’r ymateb ffurfiol gan y Pennaeth Rhanbarthol yr Ystadau Gosod a wnaeth ymchwilio i’r gŵyn.
Bydd eich cwyn yn cael ei chydnabod cyn pen 10 diwrnod gwaith.
Beth sy'n digwydd nesaf?
Gall y Cyfarwyddwr Cyffredinol gyfeirio eich cwyn at banel canolog. Mae’r panel yn cael ei gadeirio gan y Cyfarwyddwr Tir ac Ystadau ac mae’n cynnwys uwch gyfreithiwr yr Ymddiriedolaeth Genedlaethol, uwch syrfëwr siartredig yr Ymddiriedolaeth Genedlaethol, Cyfarwyddwr Rhanbarthol (o ranbarth gwahanol) ac arbenigwr proffesiynol allanol a ddewisir fesul achos.
Bydd y panel yn adolygu'ch cwyn a'r ymchwiliadau blaenorol i'ch cwyn, cyn pen mis o'i derbyn gan y Cyfarwyddwr Cyffredinol. Byddwch yn cael cyfle i gyflwyno unrhyw dystiolaeth ysgrifenedig yr hoffech ei darparu cyn iddynt ystyried y mater.
Unwaith y bydd y panel wedi ymchwilio'n llawn i'ch cwyn, bydd yn briffio'r Cyfarwyddwr Cyffredinol a fydd yn gwneud penderfyniad mewn perthynas â'ch cwyn. Os na allwn ymateb i chi cyn pen mis i’r dyddiad y cafodd y mater ei atgyfeirio i’r panel, byddwn yn ysgrifennu atoch gydag esboniad ac yn rhoi dyddiad ar gyfer cwblhau’r ymchwiliad i’ch cwyn.
Os byddwch yn anfodlon ar y ffordd yr ymdriniwyd â’ch cwyn yn dilyn y canlyniad yng ngham 3, yna gallwch gysylltu â’n Cadeirydd a gall ein Cadeirydd gyfeirio eich pryderon at aelod proffesiynol cymwys o Sefydliad Brenhinol y Syrfewyr Siartredig (RICS) i weithredu fel arbenigwr allanol i adolygu’r modd yr ymdriniwyd â’ch cwyn ac i wneud argymhelliad a yw’n ystyried y dylem gymryd unrhyw gamau pellach yn y mater (cyfeiriwn at hyn fel yr ‘Argymhelliad’.) Unwaith eto, gofynnwn i chi gyflwyno hwn cyn pen mis o dderbyn ein hymateb ffurfiol yng ngham 3.
Byddwn yn ceisio cytuno ar hunaniaeth yr arbenigwr gyda chi ond os na chytunwyd cyn pen mis i'r naill na'r llall ohonom gynnig arbenigwr penodol, byddwn yn gofyn i lywydd RICS benodi'r arbenigwr. Dylai fod gan yr arbenigwr o leiaf 10 mlynedd o brofiad o reoli naill ai tenantiaethau preswyl, masnachol neu amaethyddol, fel yr allai fod yn berthnasol i'ch cwyn.
Unwaith y bydd wedi'i benodi, bydd yn ofynnol i'r arbenigwr ofyn i'r ddau barti gyflwyno sylwadau ysgrifenedig am y modd yr ymdriniwyd â'ch cwyn. Bydd hawl gan yr arbenigwr (ond nid yw'n orfodol) i siarad â'r partïon os yw'r arbenigwr yn credu y bydd hynny o gymorth iddynt.
Gwahoddir yr arbenigwr i wneud yr Argymhelliad i'r Cadeirydd cyn gynted â phosibl ond beth bynnag cyn pen tri mis i'w benodi. Os bydd yr arbenigwr yn credu bod y mater mor gymhleth fel nad yw'r amserlen hon yn realistig, yna bydd yr arbenigwr yn nodi amserlen ddiwygiedig ar gyfer gwneud yr Argymhelliad. Byddwn yn rhoi gwybod i chi am unrhyw amserlenni diwygiedig.
Bydd y Cadeirydd yn adolygu'r Argymhelliad ac yn gwneud penderfyniad terfynol ynghylch sut yr ydym wedi ymdrin â'ch cwyn. Wrth wneud unrhyw benderfyniad, bydd y Cadeirydd yn ystyried yr Argymhelliad gan yr arbenigwr.
Bydd y broses hon yn cael ei hadolygu a'i diweddaru pan fo'n briodol. Fe'i diweddarwyd diwethaf ym mis Rhagfyr 2022.
Mae dolenni i ddogfennau ategol yn yr adran isod.
Yn ogystal â’n cannoedd o leoedd sydd ar agor i’r cyhoedd, mae gennym ystâd ehangach o dai, bythynnod a ffermydd ar gael i denantiaid/deilydd contract i’w gosod.
Find answers to any questions you may have about your tenancy with the National Trust, including help with repairs and rent.
Find out about our current farm lets for tenant farmers. We update the details as and when farms become available, so check back regularly.
We advertise all our houses on an external website, and you can find information on what we look for when interested in becoming a tenant.