Proses apeliadau a chwynion cyfamodau

Sefydlwyd yr Ymddiriedolaeth Genedlaethol i hybu cadwraeth mannau o ddiddordeb hanesyddol a harddwch naturiol er budd y genedl. Un o’r ffyrdd y gallwn wneud hyn yw trwy ein gallu i gynnal cyfamodau ar dir.

Rydym yn gwerthfawrogi pob adborth, boed yn ffurfiol neu'n anffurfiol, fel cyfle i ddysgu a gwella ein gwasanaeth yn barhaus.

Mae’r Broses Apeliadau a Chwynion Cyfamodau hon yn nodi sut y gall ymgeiswyr:

• wneud cwyn am y broses neu safon y gwasanaeth wrth ymdrin â chais am ganiatâd o dan gyfamod;
• apelio yn erbyn penderfyniad ffurfiol ar gais o dan gyfamod; neu
• apelio yn erbyn y telerau a osodwyd ar benderfyniad ffurfiol ar gais o dan gyfamod.

 

Beth yw apêl neu gŵyn?

Yn y broses hon, gallwch apelio yn erbyn telerau penderfyniad ffurfiol neu yn erbyn y penderfyniad ffurfiol ei hun. Cwyn yw unrhyw fynegiant o anfodlonrwydd ynghylch y broses neu safon y gwasanaeth wrth ymdrin â chais am ganiatâd o dan gyfamod cyfyngol. 

Mae materion yn aml yn cael eu datrys orau trwy drafodaeth gynnar ar lefel leol ac mae'r rhan fwyaf o faterion yn cael eu datrys yn gadarnhaol gyda'r Swyddog Cyfamodau a/neu'r tîm eiddo lleol. Cyn i chi ddechrau cam un o’r broses hon, byddem yn eich annog i godi unrhyw faterion gyda’ch Swyddog Cyfamodau, naill ai: 

• ar lafar, neu
• yn ysgrifenedig. 

Os byddwch yn sôn wrthym eich bod yn dymuno gwneud apêl neu gŵyn anffurfiol, byddwn yn trefnu i rywun ar lefel leol neu ranbarthol siarad â chi yn anffurfiol i weld a oes modd datrys materion. Fodd bynnag, os nad yw’r trafodaethau hynny wedi datrys materion, byddwn yn defnyddio’r broses apeliadau a chwynion hon i ymdrin â’ch pryderon yn ffurfiol. 

Bydd angen gwneud apêl neu gŵyn ffurfiol yn ysgrifenedig er mwyn i ni fod yn glir ynghylch eich pryderon. Isod rydym wedi nodi’r broses ar gyfer gwneud apêl ffurfiol neu gŵyn, gyda dolenni i’r ffurflenni perthnasol.

Mae croeso i chi gael rhywun fel ffrind neu berthynas i wneud yr apêl neu gŵyn ar eich rhan. Fodd bynnag, oni bai eu bod yn gyfreithiwr neu’n gynghorydd cyfreithiol arall, at ddibenion diogelu data bydd angen eich awdurdod penodol arnom i ddelio â’r person hwnnw ar eich rhan. Rydym wedi darparu templed llythyr awdurdod i chi ei lofnodi, sydd i'w weld yma. Yn dibynnu ar natur eich apêl neu gŵyn, efallai y bydd angen i ni drafod gwybodaeth bersonol gyda'r sawl sy'n gweithredu ar eich rhan. Felly, gwnewch yn siŵr eich bod chi'n dewis rhywun rydych chi'n gyfforddus i ni siarad ag ef am y materion hyn.

Rydym yn cydnabod y gall gwneud apêl neu gŵyn achosi straen a phryder. Wrth ymdrin â’ch apêl neu gŵyn, byddwn yn ceisio eich trin mewn ffordd deg a phroffesiynol. Rydym yn gofyn i chi ymateb yn yr un dull ac nad ydych yn defnyddio unrhyw fath o iaith neu ymddygiad amhriodol wrth ddelio â ni.

Amserlen ar gyfer gwneud apêl ffurfiol neu gŵyn

Mae angen gwneud apeliadau neu gwynion ffurfiol o fewn amserlen resymol.

Os ydych yn apelio yn erbyn penderfyniad ffurfiol, telerau’r penderfyniad hwnnw, neu gŵyn am lefel y gwasanaeth a dderbyniwyd, gofynnwn i chi anfon ffurflen apeliadau a chwynion cyfamodau wedi’i chwblhau at eich Swyddog Cyfamod cyn gynted â phosibl a heb fod yn hwyrach na chwe mis o ddyddiad cyhoeddi'r penderfyniad ffurfiol neu'r mater sy'n peri i'r gŵyn ddigwydd.

Y broses apeliadau a chwynion ffurfiol

Nod yr Ymddiriedolaeth Genedlaethol yw datrys pob apêl a chwyn cyn gynted â phosibl. Fodd bynnag, efallai y bydd angen cryn dipyn o amser ar rai apeliadau a chwynion cymhleth i ymchwilio’n drylwyr a’u datrys. Byddwn yn rhoi gwybod i chi am y cynnydd sy'n cael ei wneud gyda'ch apêl neu gŵyn yr holl ffordd drwy'r broses.

Mae dau gam i'n proses apeliadau a chwynion. Rydym wedi cynllunio’r broses hon fel bod yr apêl neu’r gŵyn yn cael ei hadolygu ar bob cam gan rywun nad yw wedi bod yn gysylltiedig â’r mater o’r blaen.

Cam un

Os hoffech apelio yn erbyn penderfyniad ffurfiol sydd wedi’i gyhoeddi neu wneud cwyn ffurfiol am y broses neu safon y gwasanaeth wrth ymdrin â chais am ganiatâd o dan gyfamod cyfyngu, dylech lenwi ffurflen apeliadau a chwynion cyfamodau sydd ar gael yma. Dylech nodi eich achos cyfan mor glir ag y gallwch yn ffurflen apeliadau a chwynion cyfamodau oherwydd efallai na fyddwn yn ystyried unrhyw wybodaeth bellach a ddarperir yn ddiweddarach. Efallai yr hoffech ddefnyddio ffurflen dilyniant o ddigwyddiadau.

Dylid cyflwyno ffurflen apeliadau a chwynion cyfamodau a’r dogfennau ategol i’r Swyddog Cyfamodau sydd wedi bod yn delio â’ch cais.

Beth sy'n digwydd nesaf?

Bydd eich Swyddog Cyfamodau yn cydnabod derbyn y cais wedi’i gwblhau o fewn 10 diwrnod gwaith ac yn anfon eich apêl ymlaen at Gyfarwyddwr Cynorthwyol y tu allan i’ch rhanbarth nad yw wedi bod yn ymwneud â’r cais o’r blaen. Bydd eich Swyddog Cyfamodau yn rhoi gwybod i chi pwy fydd yn delio â’ch apêl neu gŵyn.

Bydd y Cyfarwyddwr Cynorthwyol yn adolygu'n llawn sut yr ymdriniwyd â'r mater a/neu'r penderfyniad a wnaed (fel y bo'n briodol) gan gynnwys yr holl wybodaeth a roddwch i gefnogi'ch cwyn neu apêl.

Byddwn yn anelu at ymateb gyda phenderfyniad o fewn 15 diwrnod gwaith pellach. Os nad yw'n bosibl ymateb o fewn y cyfnod hwn, byddwn yn ysgrifennu atoch i egluro mai dyma'r achos. Byddwn hefyd yn rhoi syniad i chi o’r dyddiad tebygol erbyn pryd y byddwn wedi penderfynu ar yr apêl neu’r gŵyn.

Mae croeso i chi gael rhywun fel ffrind neu berthynas i wneud apêl neu gŵyn ar eich rhan. Fodd bynnag, oni bai eu bod yn gyfreithiwr neu’n gynghorydd cyfreithiol arall, at ddibenion diogelu data bydd angen eich awdurdod penodol arnom i ddelio â’r person hwnnw ar eich rhan. Rydym wedi darparu templed llythyr awdurdod i chi ei lofnodi.

Cam Dau

Os nad ydych yn fodlon â’r ymateb i’ch apêl/cwyn, rhaid i chi (neu ffrind, perthynas neu weithiwr cynghori a awdurdodwyd gennych) hysbysu ein Cyfarwyddwr Cyffredinol yn ysgrifenedig o fewn mis i ddyddiad yr ymateb ffurfiol gan y Cyfarwyddwr Cynorthwyol sy'n ymchwilio.

Bydd eich llythyr yn cael ei gydnabod o fewn 10 diwrnod gwaith.

Beth sy'n digwydd nesaf?

Gall y Cyfarwyddwr Cyffredinol gyfeirio eich apêl/cwyn at banel canolog. Bydd y panel yn cael ei gadeirio gan uwch reolwr a benodir gan y Cyfarwyddwr Cyffredinol ac yn cynnwys uwch gyfreithiwr o’r Ymddiriedolaeth Genedlaethol, y Pennaeth Creu Lleoedd, Cyfarwyddwr Rhanbarthol o ranbarth gwahanol nad yw wedi bod yn ymwneud â’r achos o’r blaen a chynghorwyr allanol perthnasol o’n Fforwm Cyngor Dylunio a ddewisir fesul achos. Mae ein Fforwm Cyngor Dylunio yn banel eang o arbenigwyr allanol sy’n rhoi cyngor annibynnol yn wirfoddol i’r Ymddiriedolaeth Genedlaethol.

Bydd y panel yn adolygu eich apêl neu gŵyn ac ystyriaethau blaenorol eich apêl neu gŵyn o fewn mis o’i chael gan y Cyfarwyddwr Cyffredinol. Byddwch yn cael cyfle i gyflwyno unrhyw dystiolaeth ysgrifenedig yr hoffech ei darparu cyn iddynt ystyried y mater.

Unwaith y bydd y panel wedi ymchwilio’n llawn i’ch apêl neu gŵyn, bydd yn briffio’r Cyfarwyddwr Cyffredinol a fydd yn gwneud penderfyniad mewn perthynas â’ch apêl neu gŵyn. Os na allwn ymateb i chi o fewn mis i atgyfeirio’r apêl neu gŵyn i’r panel, byddwn yn ysgrifennu atoch gydag esboniad ac yn rhoi dyddiad erbyn pryd y bydd yr apêl neu’r gŵyn yn cael ei phenderfynu.

Her gyfreithiol i gyfamod

Mae modd gwneud her gyfreithiol i gyfamod ar seiliau cyfyngedig o dan adran 84 Deddf Cyfraith Eiddo 1925. Os teimlwch fod unrhyw un o’r seiliau hynny’n berthnasol i’ch achos, rydym yn argymell eich bod yn cysylltu â’ch cyfreithiwr am gyngor cyfreithiol. Rydym yn cyfeirio at hyn fel her gyfreithiol. Lle gwneir her gyfreithiol, ni fydd y broses apelio hon yn berthnasol ac ymdrinnir â'r mater drwy'r broses gyfreithiol yn unig. 

Os hoffech gael cymorth gan gyfreithiwr neu gynghorydd cyfreithiol neu asiantaeth arall, efallai y bydd Cymdeithas y Cyfreithwyr yn ddefnyddiol i chi.

Bydd y broses hon yn cael ei hadolygu a'i diweddaru pan fo'n briodol. Diweddarwyd ddiwethaf yn 2024.